Nuija vai tosinuija – eli kokoustilanne puheenjohtajan näkökulmasta
Ensikertalaisena luottamushenkilönä pääsin suoraan puheenjohtajaksi tekniseen lautakuntaan. Vaikka kokoustilanteista oli kokemusta työn puolesta, niin kyllä puheenjohtajan roolissa moni asia alkoi näyttää ja tuntua aivan erilaiselta kuin muuten.
Jokainen kokoukseen osallistuja vaikuttaa osaltaan kokouksen sujumiseen. Puheenjohtajalla on kuitenkin suuri vaikutus siihen, millainen ilmapiiri kokoustilanteissa vallitsee. Muodollisen kokouksenkin tunnelma voi olla parhaimmillaan rento, välitön ja keskusteleva. Keskustelun aktiivisuus on aina kiinni jäsenistä, mutta puheenjohtaja voi esimerkillään vaikuttaa paljon. Keskustelua voi aktivoida ja rohkaista, mutta joskus onkin tarvetta rajata, että pysytään selkeästi käsiteltävässä asiassa.
Kokouskäytäntöjäkin pitäisi puheenjohtajana tuntea, sekä kunnan hallintosääntöä, laajaa lainsäädäntöä ja hyvän hallinnon periaatteita. Eteen voi tulla muutosesityksiä, esteellisyystilanteita, äänestyksiä, tai eriäviä mielipiteitä. Ja sähköisten kokousten aikana myös pätkiviä yhteyksiä tai teknisiä ongelmia. Puheenjohtajana ei voi valita sitä, millaisiin tilanteisiin haluaisi osallistua, mutta sen voi valita, millä asenteella kaiken vastaantulevan kohtaa. Tilanteet tulevat nopeasti ja yllättäen. Oikea toimintapa pitäisi hetkessä kuitenkin löytää, jotta päästään etenemään ja menetellään oikein. Yhteys pöytäkirjanpitäjään on koko ajan tärkeää, jotta asiat saadaan kirjattua oikein ja kaikki pysyy samassa tahdissa mukana. Ja kaiken tämän keskellä pitäisi olla ajatus kirkkaana myös käsiteltävien asioiden sisällön seuraamisessa.
Käsiteltävien asioiden tuntemisesta on apua, mutta maallikoitahan me luottamushenkilöt silti olemme. Hyvin tehty valmistelutyö ja hyvät esittelyt viranhaltijoilta helpottavat käsittelyä ja auttavat luottamaan asioiden sujumiseen. Joskus valmistelijakin saattaa kysyä näkemystä etukäteen, mutta keskeneräiseen valmisteluun ei pidä mennä oma-aloitteisesti luottamushenkilönä puuttumaan. Virkavastuulla tehty valmistelutyö ansaitkoon vastuun edellyttämän harkintavallan ja työrauhan.
Vaikka olen muutenkin pyrkinyt katsomaan käsiteltäviä asioita objektiivisesti, niin puheenjohtajana tähänkin löytää uuden ulottuvuuden. Tehtävänsä vuoksi sitä pyrkii entistäkin neutraalimpaan suhtautumiseen ja katsomaan asian käsittelyä omista mielipiteistä riippumatta. Toisinaan valtuustossakin saattaa mielessä liikkua, missä määrin katson asioita yksittäisenä valtuutettuna ja missä määrin sielläkin katson toimialan näkökulmasta lautakunnan puheenjohtajana. Toimielimen rivijäsenenä omia näkemyksiä tulisi ehkä tuotua vapautuneemmin esiin julkisuudessakin.
Siltikään en vaihtaisi kokemusta pois. Opettavaista ja antoisaa on ollut. Ja kokoustilanteista saadun palautteen perusteella hyvin on suoriuduttu. Neljän vuoden pesti teknisen lautakunnan kokouksissa nuijan äärellä on jättänyt mieleen aktiivisesti keskustelevan joukon, joka hyvässä yhteishengessä teki koko kauden ajan pelkästään yksimielisiä päätöksiä. Mutta kiitos hyvin sujuneista kokouksista ei kuulu koskaan vain puheenjohtajalle, vaan kollektiivisesti jokaiselle osallistujalle. Päätöksenteossa jokaisen toimielimen kyky tehdä päätöksiä on juuri niin vahva, kuin sen jäsenien kyky tehdä yhteistyötä keskenään.
